Representanten Bente Bech (TPL) stilte i kommunestyremøtet 15. juni en rekke spørsmål til ordføreren. Her erspørsmålene en gang til, og ordførerens svar.

Spm.: Vi merker at brøytekontrakter og nye kvalitetskrav skaper uro blant innbyggere og tilbydere. Innbyggere- fordi spørsmålet er: Hva blir dette å koste kommunen?

Tilbydere- fordi hemmelighold i offentlige anskaffelser skaper mistenksomhet og kompliserte tildelingskriterier og omfattende evalueringsprosesser vanskeliggjør prosessen.

Lærlingekravet følges og det er bra.
Alle kommuner ønsker kvalitet og utvikling som skaper trygghet og at pålegg følges, herav miljøkrav.

Hvorfor splittes rodene Hatteng og Oteren? Hver for seg kan de to rodene være for små til å dekke utgiftene til en maskin. Kravene til maskinene er store- de skal være rene. Miljø/klima er et absolutt krav. Bemanning er også vanskelig.

Svar: Konkurransen er delt opp i fire roder, dette fordi en ønsker at både små og store firma skal få kunne levere pris. I 2022 vedtok Storfjord kommunestyre enstemmig en innkjøpsstrategi for 20222- 2026 for lokal anskaffelse. Denne strategien tar blant annet hensyn til noen av FN`s bærekrafts mål. Videre er strategien også laget ihht Kommunedelplan Energi og Klima, hvor en del av målsetningene er en klimanøytral kommune. Krav til maskiner som en skal benytte følger de krav som de aller fleste andre benytter. Når det gjelder bemanning er dette noe som den enkelte tilbyder selv må ta hensyn til i sitt anbud.

Spm.: Hvordan ivaretaes leverandørene?
ISO sertifisering er viktig. Har tilbyderne dette? Hvem har dette?

«Bedriftene som innretter seg etter ønsket om å senke klimafotavtrykket skal belønnes.» (Regjeringen.no)

Hvordan belønnes ev. dette?
Blir dette kriteriet ivaretatt i kommunen?

Svar: Storfjord kommune vet ikke hvem som er tilbydere i den enkelt konkurranse før fristen er gått ut, derfor vet heller ikke kommunen hvilke sertifiseringer den enkelt tilbyder i konkurransen har for sin bedrift. I utsendte anbud stilles det ikke krav om at tilbydere må være ISO sertifisert.

Spm.: FNs bærekraft mål skal også være dekket i løpet av 2024. Her må Storfjord kommune også følge utvikling og krav, gjøres det? Viktig at det ikke bare er i innkjøpsreglementet, men skal også følge i anskaffelsene. Gjør det det?

Svar: Kommunen følger opp FN sine bærekrafts mål, der en har mulighet, noe som gjelder denne saken. Kommunen vektlegger miljø i konkurranser der det er relevant. I de brøyte konkurransene som er gjennomført i 2023 måtte tilbyderne blant annet besvare følgende spørsmål. Sitat. Det skal

redegjøres for konkrete miljøløsninger for tilbudet, kjøretøy / utstyr. Tilbyderen skal pr. kjøretøy / utstyr redegjøre for miljø/ utslippsklasse.

Som for eksempel hvilken Euro klasse de enkelte motorer har.

Spm.: Det er viktig at innsyn ikke gies før det skal gies. Det skader konkurransen hvis tall blir offentliggjort før frist. Det har jo skjedd tidligere i kontraktsanbud. Hva skjer nå? Holder kommunen anbudene tett til brystet og sørger for rettferdig anbudsprosess?

Svar: Det fremgår ikke av interpellasjonen om når dette skal ha skjedd eller i hvilken sammenheng det har skjedd, som ordfører er dette noe jeg ikke kjenner til. Det er heller ikke noe kommunens administrasjon kjenner til. Kommunen benytter seg av et elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)
Når det gjennomføres anbudskonkurranser. Det betyr at fram til tilbudsfrist kan tilbyderne arbeide med tilbud på sitt område uten at vi som oppdragsgiver kan se hva de gjør. Når tilbudsfristen går ut, blir tilbyderne steng ute. Først når dette skjer kan oppdragsgiver for eksempel (Storfjord kommune) åpne tilbudene, uavhengig om de er levert i god tid før fristen eller like før frist utløp. Dette er noe som skjer helt automatisk ut fra de fristene som er programmert inn når konkurransen kunngjøres, og er heller ikke noe tilbyderne eller vi som oppdragsgiver kan styre.KGV fungerer med andre ord slik at hverken tilbyder eller oppdragsgiver får informasjon som de ikke skal ha tilgang til.

Spm.: Anser Storfjord kommune at de innehar nok kompetanse til å kunne behandle og gjennomføre offentlige anskaffer etter dagens krav?
Hvis ja, hvorfor blir det så mye rot rundt prosessene?
Hvis nei, hva tenker kommunen å gjøre med det?

Svar: Storfjord kommune må som alle andre offentlige instanser forholde seg til lov om offentlig anskaffelse med alle tilhørende forskrifter. Regelverket her er meget stort og veldig omfattende, der større kommuner har egen innkjøpsavdeling med mange ansatte( Tromsø kommune har 17 ansatte inkl egne jurister) må Storfjord løse dette opplegget i tillegg til det ansvaret de har på andre fagområder.For å sikre at våre medarbeidere har best mulig kjennskap til regelverket har kommunen som arbeidsgiver fokus på kompetanseheving. Det har derfor vært gjennomført kurs om offentlig anskaffelse i 2022 og nytt kurs i neste uke, den 20 juni.Storfjord kommune har så langt i år gjennomført flere anbuds og tilbudskonkurranser innenfor flere sektorer. I all hovedsak er dette gjennomført i egen regi av egne medarbeidere, men det har vært benyttet ekstern bistand i evalueringen av de innkomne tilbudene i en av anbudskonkurransene.Når det gjelder brøyteanbud har kommune for mars/ april valgt å benytte seg av eksternt konsulentfirma, dette firma har bistått kommunen med konkurransegrunnlaget, og med evaluering av innkomne tilbud.
Det samme firma valgte kommunen å benytte seg av ved langtidskontraktene.

Bruk av ekstern kompetanse har vært gjort for å kvalitetssikre prosessene og ikke minst sikre et godt og forsvarlig arbeidsmiljø for våre medarbeidere.

I lov om offentlig anskaffelse sier regelverket/loven at tilbyderne har anledning til å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget dersom de opplever at noe er uklart, og at oppdragsgiver besvarer disse.

Loven har også egne bestemmelser om innsyn og klagerett.

I brøyteanbudet for mars/ april benyttet samtlige tilbydere å benytte seg av sin rett til inn syn og klagerett.

Alle innsyn og klager ble behandlet løpende og svart ut innen kort tid.

I den siste konkurranse som er langtidskontrakten har tilbyderne benyttet seg av muligheten til å stille spørsmål, disse ble også løpende og innen kort tid besvart.

Via advokat har en av tilbyderne krevd konkurransen avlyst, dette kravet ble vurdert og konklusjonen var at klager ikke fikk medhold. Konkurransen ble ikke avlyst.

Tilbydere har også benyttet seg av sin ytringsfrihet og fremmet sitt syn gjennom media i form av leserinnlegg.

Ordfører har den tiltro til administrasjonen at konkurransene som er gjennomført så langt i 2023 er gjennomført i tråd med regelvert, kommunens egne reglement og i henhold til tidsplan.

Som ordfører kan jeg ikke si at jeg kjenner meg igjen når interpellant benytter ordet rot.

Avslutning.

Kommunedirektøren har i hele 2023 løpende informert formannskapet om alt som har med brøyteanbud å gjøre, et samlet formannskap har gitt kommunedirektøren tommelen opp for den måten saken er behandlet på. En sak som av forskjellige årsaker har tatt mye tid og krefter på vår administrasjon.