Slik gjennomfører Storfjord kommune sine innkjøp og anskaffelser

Storfjord rådhus.

Av konstituert kommunedirektør Maria Figenschau

PRESSEMELDING: Storfjord kommune har over tid jobbet for å få på plass langsiktige avtaler for vintervedlikehold på kommunale veier. Underveis har det oppstått uenighet mellom kommunen og tilbydere om gjennomføringa av den forutgående konkurransen, og saken har etter hvert utviklet seg til en offentlig mediedebatt. Som kommunedirektør ser jeg det derfor som nødvendig å klargjøre hvordan Storfjord kommune gjennomfører våre innkjøp og anskaffelser.

Storfjord kommune må som alle andre offentlige instanser forholde seg til lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift. Dette er et omfattende regelverk, og vi har i likhet med mange andre opplevd at det er krevende å manøvrere seg mellom paragrafene. Som kommune gjør vi det vi kan for å følge spillereglene. Det mener vi gagner alle som er involvert i saken. I tillegg skal vi følge kommunestyrets føringer og vårt etiske reglement.

Vi skulle svært gjerne unngått den situasjonen vi er i. Den koster alle de involverte verdifull arbeidstid vi gjerne skulle brukt på andre oppgaver. Tvister om tolkning av lovverket har også kostet partene penger, fordi vi har måttet løse dem i rettsvesenet. 

Siden høsten 2022 har Storfjord kommune gjort flere grep for å forsøke å løse utfordringene rundt brøytekonkurransene. Vi har erkjent at vi har gjort feil underveis, og har vært nødt til å avlyse konkurranser. Vi har derfor valgt å engasjere et eksternt konsulentfirma som bistår oss med bl.a. konkurransegrunnlaget og evaluering av tilbudene. Derfor opplever tilbyderne nå at det stilles tydeligere krav i våre utlysninger, slik at vi har et godt evalueringsgrunnlag. Vi er svært tilfredse med den bistanden vi har fått. Den har bidratt til å løfte oss som profesjonell oppdragsgiver. Som kommunedirektør håper jeg at vi etter hvert ser at disse tiltakene kan bidra til et mer konstruktivt samhandlingsmønster mellom oss og tilbyderne. 

Det er gjennom leserinnlegg kommet fram flere spørsmål og påstander. Idet følgende ønsker jeg på generelt grunnlag å belyse disse med grunnlag i de føringene som gjelder for offentlige anskaffelser.

Storfjord 22. mars 2023

Maria Figenschau

konst. kommunedirektør

Hvilke føringer må Storfjord kommune følge?

Hvorfor vinner ikke alltid det billigste tilbudet?

Det er ikke bare pris som danner grunnlaget for å vurdere tilbudene opp mot hverandre. 

Forskrift om offentlige anskaffelser pålegger oppdragsgiveren å legge vekt på å minimere miljøbelastningen og fremme klimavennlige løsninger ved sine anskaffelser. Også kommunens egen innkjøpsstrategi, vedtatt av kommunestyret, legger føringer for hvilke kriterier vi skal stille til tilbyderne. 

At leverandøren har kompetanse til å gjennomføre oppdraget på en god måte er også viktig. Skal det leveres en reguleringsplan, stilles det f.eks. krav til at tilbyderne har kompetanse på planarbeid. 

Man vekter disse tildelingskriteriene mot hverandre, f.eks. «Pris 40 %, Oppdragsspesifikk kompetanse 30 %, Miljø 30 %».

Hvilke krav kan kommunen stille til leverandører?

Kommunestyret har bestemt at anskaffelser skal gjennomføres med kommunens vekt på samfunns- og miljøansvar. Derfor skal vi stille følgende krav gjennom utlysning og kontrakt: 

  • at tilbyder har økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdraget, dokumentert gjennom proff.no
  • at lønns- og arbeidsforhold er i orden 
  • at registrering, oppgavelevering og betaling av skatter og avgifter er i orden 
  • at tilstrekkelig fagkunnskap er på plass 

Også lovverket har bestemmelser som omtaler disse punktene.

Kan kommunen avvise tilbud?

Tilbud kan avvises dersom f.eks.

  • tilbudet er levert for sent eller ikke på riktig måte.
  • tilbudet ikke oppfyller kvalifikasjonskravene.
  • leverandøren vurderes å ikke ha økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdraget. 
  • et tilbud er unormalt lavt fordi det ikke oppfyller bestemmelser om miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold. 
  • leverandøren er straffedømt for særskilte forhold.

Hvorfor er det gitt avslag på innsyn?

Utgangspunktet er at alle saksdokumenter skal være offentlig, men i forbindelse med anskaffelser er det to unntak som kan komme til anvendelse:

  • Taushetsplikt for forretningshemmeligheter, for å forhindre spredning av opplysninger som kan føre til økonomisk tap for en leverandør.
  • Hensynet til det offentliges forhandlingsposisjon. 

Storfjord kommune har i noen tilfeller unntatt deler av tilbudene fra offentlighet, for å ivareta leverandørenes forretningshemmeligheter. Her er alle leverandørene likehandlet. Vi har i vurderinga også vist til at tilbyderne gjennom sladding av tilbudene anser tilbudsprisen sine for å være forretningshemmeligheter.

Hvordan vurderes habilitet?

Habilitetsreglene i forvaltningsloven gjelder også ved offentlige anskaffelser. Habilitetsreglene skal sikre tillit gjennomføringa av offentlige anskaffelser. Før man vurderer habilitet må det avklares hvem som er part i saken. For anskaffelser er det tilbyderne som er parter.

En tjenesteperson er direkte inhabil dersom hen sjøl er part i saken, eller hen er i nært slektskap eller familie med en part. Det skal også vurderes om det foreligger andre særskilte forhold som er egnet til å svekke tilliten til en tjenestepersons upartiskhet, gjennom et nært personlig forhold til en part.

At en part tidligere har utført oppdrag for en oppdragsgiver medfører ikke inhabilitet, med mindre oppdraget var å utforme grunnlaget for den pågående konkurransen.

Ingen tjenestepersoner som har vært i befatning med brøytekonkurransen er vurdert som inhabile.

Les mer: 

Forberede konkurransen | Anskaffelser.no

Evaluere tilbud | Anskaffelser.no

Innsyn og offentleghet | Anskaffelser.no

Kontaktinformasjon:

Konstituert kommunedirektør Maria Figenschau
tlf. 400 28 867
e-post: maria.figenschau@storfjord.kommune.no

Én kommentar til “Slik gjennomfører Storfjord kommune sine innkjøp og anskaffelser”

Det er stengt for kommentarer.