Storfjord kommune har i lang tid daglig brutt offentlighetslovens og arkivlovens krav om journalføring.
Under arbeidet med ei sak i nettavisen, kom det fram at personen vi intervjua, hadde sendt en skriftlig uttalelse til kommunen. Denne uttalelsen var ikke journalført i kommunens postjournal, viste det seg. Det var heller ikke utgående brev fra kommunen som uttalelsen var et svar på.
Ved en nøyere sjekk av postjournalen viste seg at kommunens postjournal for enkelte måneder i 2021 og 2022 inneholdt en rekke dager der det verken var innkommende eller utgående posteringer i journalen. I mai 2021 er det journalført 32 brev ut eller inn, totalt for heile måneden – litt meir enn ett brev per dag i snitt. For å sjekke om det kunne stemme, sjekka vi Statsforvalteren for Troms og Finnmark sin postjournal for samme måned. Det viste seg at Storfjord kommune stod som avsender eller mottaker av ialt 29 brev for denne måneden hos Statsforvalteren. Ut fra dette skulle man slutte at kommunen altså bare hadde sendt brev eller mottat brev til eller fra tre andre enn Statsforvalteren. Og det er ikke sannsynlig.
I januar i år har kommunen journalført ut/inn-brev bare i 11 av månedens dager – ialt 22 brev. Slik er det med fleire av månedene iStorfjord har undersøkt.
Skifta post- og sakbehandlingssystem
Kst. kommunaldirektør Trond Roger Larsen forklarer i en epost til iStorfjord hvorfor det er slik:
“Storfjord kommune skiftet post- og saksbehandlingssystem 01.01.21. I det tidligere systemet, var det kun ansatte i serviceavdelingen som journalførte inngående post og utgående e-poster. Utgående brev og vedtak ble skrevet i saksbehandlingssystemet, og dermed journalført samtidig.
Nytt saksbehandlingssystem gir mulighet for at den enkelte saksbehandler journalfører selv. Jeg er orientert om at dette i hovedsak blir gjort av den enkelte. For å sette fokus på journalføring, har jeg satt opp dette temaet på neste møte i ledergruppa. Dette bør medføre skjerping av plikten, eventuelt annen organisering, eller nødvendig oppfriskning/opplæring. Jeg vet at utstrakt bruk av epost som kommunikasjonsmiddel, kan medføre at journalføring av hver aktivitet kan glippe. Dette må man bare ha fremme i pannebrasken ved bruk av epost.
Ved innføring av det nye saksbehandlingssystemet Acos websak, ble det bestemt sammen med leverandøren at vi skal ha 3 dagers forsinkelse på postlistene. Dette for at mottaker av brev/vedtak fra kommunen, skulle kunne rekke frem før andre fikk innsyn i dokumentet.
Serviceavdelinga oppdaterer innsyn daglig
Gamle dokumenter blir borte fra innsyn etter tre måneder.”
En forutsetning for demokratiet
På nettsidene til Arkivverket står det: “En gjennomsiktig forvaltning og innsyn i prosesser og dokumenter, er en forutsetning for offentlig diskusjon og dermed for demokratiet. Ved hjelp av offentlige journaler kan borgerne finne fram i saker og gå rett til kildene. Offentlige organ har plikt til å føre journal fordi den allmenne innsynsretten skal kunne brukes. Myndigheter og publikum skal vite at all korrespondanse blir registrert – og at den dermed kan etterspores og overprøves.”
Journalføringsplikten er hjemla i arkivforskriften:
§ 9 sier at et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokumenter i de sakene organet oppretter.
§ 10 sier at journalføring skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere hvert dokument.
I tillegg sier offentleglova §10 at organ skal føre journal etter reglene i arkivlova med forskrifter.
Journalføring skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere hvert dokument. Ved registrering av dokument i journalen skal følgende opplysninger være med:
- journalføringsdato
- saks- og dokumentnummer
- avsender og/eller mottaker
- opplysninger om sak, innhold eller emne
- dokumentets dato
Alltid ajour
Det skal altså være mulig å se hva dokumentet handler om, slik at man,ved krav om innsyn, skal kunne oppgi nøyaktig hvilket dokument det er snakk om.
For at innsynsretten etter Offentlighetsloven skal kunne ivaretas, må offentlig journal alltid være ajour. Journalføring må derfor skje kontinuerlig – det vil si daglig.
Det er bestemmelser som Storfjord kommune ikke har etterlevd sia 1. januar 2021.